ทั่วไป

27 March 2020

เทคนิคง่ายๆ ใช้ Excel ทำงานเร็ว ไม่ต้องจำสูตร

แจกเทคนิคการใช้ Excel เพิ่มความเร็วในการทำงานแบบไม่ต้องจำสูตร หลายๆ คนอาจไม่รู้เทคนิค Excel เหล่านี้มาก่อน Excel เป็นโปรแกรมที่มีความสามารถหลากหลาย และคนใช้งานต้องมีความเข้าใจที่ค่อนข้างลึกซึ้งจึงจะพลิกแพลงการทำงานได้ดี หมีสาระจะมาแนะนำ 6 เทคนิค Excel ที่จะทำให้คุณเก่งขึ้นแบบมือใหม่ก็ใช้ได้เลย

6 เทคนิคการใช้ Excel

กรอกวันที่/เวลาปัจจุบันอย่างไว

เทคนิคที่ 1 กรอกวันที่/เวลาปัจจุบันอย่างไว

สามารถกรอกข้อมูลวันที่ปัจจุบัน ณ ขณะนั้นลงไปใน Cell ด้วยการกดปุ่มลัดบน Keyboard Ctrl+; (ปุ่ม ว) ซึ่งมีวิธีจำง่ายๆ คือ ปุ่ม ว. = วันที่และเวลา วิธีจำอีกแบบคือ เวลา จะมีสัญลักษณ์ คือ : ดังนั้นก็เลยมีปุ่มลัดเป็น Ctrl+:

  • จะใส่วันที่ปัจจุบัน กด Ctrl+;
  • จะใส่เวลาปัจจุบัน กด Ctrl+: หรือ Ctrl+Shift+;
ค้นหา Sheet ที่ต้องการอย่างรวดเร็ว

เทคนิคที่ 2 ค้นหา Sheet ที่ต้องการอย่างรวดเร็ว

Excel แต่ละไฟล์มี Sheet  และบางไฟล์ก็อาจมี Sheet เยอะมากจนหาไม่เจอเลยก็เป็นไปได้ เทคนิคนี้ จะเป็นวิธีเลือก Sheet ที่ต้องการอย่างรวดเร็ว

  • กดปุ่ม Click ขวา ที่ลูกศรด้านซ้ายสุด
  • จะมีชื่อ Sheet เรียงกันอยู่
Copy ข้อมูลอย่างรวดเร็ว

เทคนิคที่ 3 Copy ข้อมูลอย่างรวดเร็ว

เราอยากจะ Copy ไป Paste ลงที่อื่น เราสามารถทำง่ายๆ โดยการ Click เม้าส์ซ้ายที่สี่เหลี่ยมเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของ Cell (เรียกว่า Fill Handle) แล้วลากลงมา มันจะทำเหมือนว่าเรากด Copy –> Paste ข้อมูลทุกประการ  แต่ข้างๆ คอลัมน์นั้นมีข้อมูลอยู่แล้ว เราสามารถกดปุ่ม Double Click ที่ Fill Handle ได้เลย มันจะ Copy ข้อมูลลงมาจนสุดเท่าที่ข้างๆ มีข้อมูลอยู่

  • Click เม้าส์ซ้ายที่สี่เหลี่ยมเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของ Cell  ลากลงมา = Copy
  • Click เม้าส์ซ้ายที่สี่เหลี่ยมเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของ Cell  มีเลข 2 แถว = Running เลข
ให้ Excel เลียนแบบเรา

เทคนิคที่ 4 ให้ Excel เลียนแบบเรา

Excel 2013 ขึ้นไป จะมีเครื่องมือที่จะช่วยชีวิตเราได้แบบสบายๆ นั่นก็คือ Flash Fill ที่จะมีความสามารถในการเลียนแบบสิ่งที่เราทำได้เลย

  • พิมพ์ผลลัพธ์ที่ต้องการให้ Excel ดูก่อน
  • จากนั้นเลือก Cell ต้นฉบับ กดปุ่ม Ctrl+E เพื่อใช้ Flash Fill
กำจัดข้อมูลที่ซ้ำ

เทคนิคที่ 5 กำจัดข้อมูลที่ซ้ำ

ข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ซ้ำๆ กันเต็มไปหมด สามารถกำจัดตัวซ้ำได้ง่ายๆ ด้วยการเลือกข้อมูลคอลัมน์ที่ต้องการ แล้วไปที่ Ribbon Data => Remove Duplicates เพียงเท่านี้ตัวซ้ำก็จะหายไปอย่างง่ายดาย

  • กำจัดคอลัมน์ซ้ำๆกัน
  • ไปที่ Ribbon Data เลือก Remove Duplicates
  • เท่านี้ตัวซ้ำก็จะหายไป
จัดการเฉพาะข้อมูลที่เราสนใจ

เทคนิคที่ 6 จัดการเฉพาะข้อมูลที่เราสนใจ

การทำงานกับข้อมูลที่มีหลายๆ รายการในฐานข้อมูล ก็มีหลายจังหวะที่เราก็อยากจะจัดการข้อมูลเฉพาะรายการที่เราสนใจ

  • ไปที่ Data แล้วเลือก Filter
  • เลือกเฉพาะรายการที่ต้องการ
  • จะแสดงข้อมูลเฉพาะที่ต้องการ

และนี่ก็เป็นเทคนิคบางส่วนในการใช้ Excel ที่เรานำมาแนะนำให้ทุกคน หรือมือใหม่ที่ต้องใช้ทำงานกัน ครั้งหน้าจะมาแนะนำ เทคนิคอะไรอีก คอยติดตามกันนะ หรือใครสนใจ ในเรื่องคีย์ลัด  ก็เข้าไปดูกันได้เลย

ติดตามข่าวสารจาก หมีสาระ

Facebook : www.facebook.com/mheesaradotcom/

Twitter : https://twitter.com/mheesara

 

บทความที่เกี่ยวข้อง